Есть сложности. Расстояние приличное, скорость движения разная, условия на дорогах, время выезда разное, народ будет приезжать в большом интервале времени, собраться всем и ехать колонной при таких вводных очень сложно. Где одни будут ждать других ( с собаками!)?

Предлагаю сделать следующее:
- для владельцев навигаторов задать координаты
- по дороге, в критических местах (повороты, развилки) повесить метки (цветные ленточки например)
- дополнительно, в некоторых местах кроме меток повесить элементы схемы проезда с двумя-тремя следующими развилками/поворотами, с обозначением хорошо видимых ориентиров.
- обменяться телефонами, чтобы все были на связи
- за неделю как минимум всем участникам встречи скинуть полную схему поезда с названиями населённых пунктов и ориентирами.
- тем, кто приедет раньше, хорошо запомнит дорогу и будет относительно свободен, быть готовым встретить тех кто запутался.

Всё это не имеет ни какого смысла до тех пор, пока место не разведано!
Ребят, вы слабо себе представляете меру отверственности. Нас ОЧЕНЬ много! И куда будет деваться народу с собаками, если место окажется не подходящим для такого большого количества? Если там что-то поменялось существенно? если туда уже нет дороги или она не проходима?
Можно решить вопрос с забытой провизией, с забытыми вещами, но с отсутствием проверенного места вообще НИЧЕГО не будет!
А времени уже нет, или бегом на разведку, ини переносим на лучшие времена. Я вполне серьёзо.

В лучшем случае соберемся через год